VSME poskytuje malým a stredným firmám praktický spôsob na usporiadanie informácií o udržateľnosti jednoduchšie ako reporting pre veľké spoločnosti. Pre SME firmy je tak dôležité vedieť, ako začať, aké ESG dáta zbierať, ako ich štruktúrovať a ako ich použiť, keď ich zákazníci, banky alebo obchodní partneri budú žiadať.
Skratka VSME znamená dobrovoľný štandard pre reportovanie o udržateľnosti pre malé a stredné firmy. Vyvinula ho organizácia EFRAG ako zjednodušený rámec pre reportovanie o udržateľnosti určený pre nekótované mikrofirmy, malé a stredné firmy. Na rozdiel od európskych štandardov pre reportovanie veľkých firiem, VSME uplatňuje primeranejší prístup zohľadňujúci veľkosť, zdroje a charakteristiky menších firiem. Táto norma reaguje na veľmi praktickú potrebu. Mnohé SME firmy síce nie sú priamo podriadené povinným požiadavkám na podávanie správ o udržateľnosti, avšak veľkí zákazníci, finančné inštitúcie, investori alebo spoločnosti v ich dodávateľskom reťazci od nich čoraz častejšie požadujú poskytovanie takýchto informácií. Požiadavky sa môžu týkať rôznych oblastí: spotreby energie, emisií skleníkových plynov, postupov v oblasti zamestnanosti, zdravia a bezpečnosti, politík, podnikateľského správania alebo informácií týkajúcich sa dodávateľov. Európska komisia si tento tlak uvedomuje. Vo svojom odporúčaní o dobrovoľnom vykazovaní v oblasti udržateľnosti pre malé a stredné firmy vysvetľuje, že VSME má pomôcť menším firmám efektívnejšie reagovať na žiadosti o ESG informácie a zároveň znížiť administratívnu záťaž. Je to dôležité pre malé a stredné firmy, ktoré stále častejšie dostávajú viacero žiadostí v rôznych formátoch, aj keď nemajú zákonnú povinnosť reportovať. Preto by sa VSME nemalo vnímať len ako štandard vykazovania. Je to tiež praktický nástroj na usporiadanie informácií v oblasti ESG, ktoré sú od firiem už teraz žiadané.
Tu nájdete oficiálny štandard EFRAG VSME s kompletnou štruktúrou, cieľmi a modulmi vykazovania.
Aké dáta by mali SME firmy zbierať
Podľa odporúčania Európskej Komisie je štandard VSME rozdelený do dvoch modulov: základný modul a komplexný modul. Základný modul obsahuje podstatné informácie a základné ukazovatele. Komplexný modul ho dopĺňa o ďalšie údaje, ktoré môžu požadovať banky, investori a korporátni klienti. Pre väčšinu malých a stredných firiem začínajúcich s VSME je základný modul najpraktickejším východiskovým bodom. Umožňuje firmám vytvoriť si prvý štruktúrovaný prehľad o svojich ESG informáciách bez zbytočne komplikovaného procesu. Dáta sa týkajú troch oblastí:
- Informácie o životnom prostredí;
- Informácie o sociálnej oblasti;
- Informácie o podnikateľskom správaní.
Dáta o životnom prostredí zvyčajne vychádzajú z toho, čo spoločnosť dokáže merať v rámci svojej prevádzky. Môže to zahŕňať spotrebu energie, spotrebu paliva, spotrebu vody, odpad, materiály, využívanie zdrojov alebo dostupné informácie o emisiách skleníkových plynov. V tejto fáze nie je cieľom okamžite vybudovať dokonalý systém environmentálneho vykazovania. Cieľom je vytvoriť spoľahlivú východiskovú úroveň, ktorú bude možné postupne zlepšovať.
Sociálne dáta sa týkajú pracovnej sily firmy a postupov súvisiacich s ľuďmi. Malé a stredné firmy môžu začať analýzou informácií, ktoré sú často k dispozícii prostredníctvom procesov v oblasti ľudských zdrojov, mzdového účtovníctva, bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci alebo riadenia. Môže to zahŕňať zloženie pracovnej sily, odbornú prípravu, ukazovatele bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, pracovné podmienky, politiky týkajúce sa zamestnancov alebo informácie súvisiace s diverzitou. Ide o to, aby sa písmeno „S“ v ESG stalo merateľným, najmä keď sa klienti či partneri pýtajú, ako sa sociálne témy riadia v rámci dodávateľského reťazca.
Dáta o firemnom riadení ukazujú, ako firma riadi zodpovednosť, integritu a vnútorné kontroly. Pre malé a stredné firmy by to nemalo byť zložité. Môžu to byť informácie o politikách, kódexoch správania, protikorupčných postupoch, vnútorných zodpovednostiach, školeniach o podnikateľskej etike alebo záznamoch týkajúcich sa odsúdení a pokút.
Informácie o životnom prostredí, sociálnych otázkach a firemnom riadení pomáhajú malým a stredným firmám vytvoriť si ESG profil. Zber dát je však len prvou časťou procesu. Aby bol systém VSME užitočný aj v budúcnosti, spoločnosti musia vedieť, odkiaľ informácie pochádzajú, kto je zodpovedný za ich aktualizáciu a ako ich možno uchovávať v prípade, že zákazníci, banky alebo partneri požiadajú o vysvetlenie.
Ako zbierať a uchovávať dáta
Keď si SME firma určí, aké ESG informácie potrebuje zbierať, musí zabezpečiť opakovateľnosť procesu. Preto by sa zber dát nemal vykonávať len na poslednú chvíľu, v reakcii na dotazník od zákazníka alebo žiadosť banky, ale mal by byť organizovaný prostredníctvom jednoduchého interného procesu.
- Prvý krok je pridelenie zodpovednosti. Dáta o životnom prostredí môžu pochádzať z administratívy, financií, prevádzky alebo správy zariadení. Informácie o zamestnancoch zvyčajne spravuje personálny útvar, finančné oddelenie alebo vedenie. Informácie o firemnom riadení môžu byť v kompetencii právneho oddelenia, oddelenia dodržiavania predpisov, oddelenia kvality alebo vedenia spoločnosti. Pri tom pomáha definovanie toho, kto je zodpovedný za každý typ informácií. Predíde sa tak duplicite a uľahčujú budúce aktualizácie.
- Druhý krok je identifikácia zdrojových dokumentov. V prípade informácií o životnom prostredí to môžu byť napríklad účty za energiu, faktúry za palivo, účty za vodu, záznamy o odpadoch, dokumenty od dodávateľov alebo existujúce environmentálne certifikáty. Pokiaľ ide o sociálne informácie, spoločnosti môžu využiť personálne záznamy, záznamy o školeniach, dokumentáciu o zdraví a bezpečnosti, mzdové údaje alebo interné smernice. V oblasti firemného riadenia môžu byť užitočnými zdrojmi kódexy správania, protikorupčné postupy, záznamy o dodržiavaní predpisov, dokumenty o riadení alebo postupy vnútornej kontroly.
- Tretím krokom je vytvorenie jednotného úložiska dát. Dôležité je mať jedno spoľahlivé miesto pre ESG dáta, podporné dokumenty a dátumy aktualizácií. Každý údaj by mal byť vysledovateľný až k zdroju. Firma tak môže vysvetliť, odkiaľ informácie pochádzajú. Pre firmy, ktoré hľadajú štruktúrovanejší spôsob organizácie informácií, poskytuje EFRAG aj digitálnu šablónu VSME a taxonómiu XBRL na podporu digitálneho vykazovania udržateľnosti a zjednodušenie vkladania, overovania a výmeny dát pre VSME.
- Malé a stredné firmy by si mali tiež stanoviť frekvenciu aktualizácií. Niektoré dáta, napríklad spotreba energie alebo počty zamestnancov, môže byť potrebné aktualizovať pravidelne. Iné informácie, napríklad politiky alebo postupy, možno bude potrebné prehodnotiť len v prípade, že dôjde k zmenám. Stanovenie termínov prehodnotenia pomáha udržiavať informácie pre VSME aktuálne a zabraňuje tomu, aby firma musela začínať vždy od nuly.
- Nakoniec by sa zhromaždené dáta mali skontrolovať. Je potrebné overiť, či sú čísla konzistentné, dokumenty aktuálne a zodpovednosť stanovená. Jednoduchý overovací krok môže zlepšiť kvalitu dát a zvýšiť dôveryhodnosť ESG informácií pri rokovaniach so zákazníkmi, bankami a partnermi v dodávateľskom reťazci.
VSME pomôže s požiadavkami partnerov
VSME sa stáva stále dôležitejším, pretože rastie počet žiadostí o informácie týkajúce sa udržateľnosti v dodávateľských reťazcoch. Veľké firmy často potrebujú informácie od dodávateľov, aby zmerali vlastný dopad na udržateľnosť, riziká a príležitosti. Finančné inštitúcie môžu tiež žiadať malé a stredné firmy o ESG informácie pri posudzovaní financovania, rizika alebo dlhodobej odolnosti. Vzniká tak to, čo Európska komisia opisuje ako „efekt presakovania“. Aj malé a stredné firmy, ktoré nie sú priamo povinné reportovať, môžu dostávať žiadosti o dáta týkajúce sa udržateľnosti od väčších firiem vo svojom hodnotovom reťazci.
VSME môže pomôcť znížiť záťaž spojenú s týmto procesom. Aby neodpovedali SME firmy na každú žiadosť od nuly, vytvoria si základný súbor informácií o udržateľnosti a využijú ho v rôznych komunikáciách. To však neznamená, že všetky žiadosti zákazníkov alebo bánk budú identické. Niektoré odvetvia môžu vyžadovať špecifické ukazovatele. Niektorí odberatelia môžu žiadať dodatočné podrobnosti. Finančné inštitúcie sa môžu zamerať na informácie súvisiace s rizikami. VSME štruktúra môže celý proces zefektívniť, pretože firma už má jasnejšiu základnú úroveň ESG.
Zlepšuje sa taj kvalita komunikácie. S lepšie dostupnými a vysvetliteľnými dátami o udržateľnosti môžu diskusie so zákazníkmi a partnermi prekročiť rámec jednoduchého zberu dát. Môžu sa zamerať na výkonnosť, riziká, pokrok a príležitosti na zlepšenie. Pre firmy pôsobiace v rámci dodávateľských reťazcov je to obzvlášť dôležité. Zber ESG dát od dodávateľov je často jednou z najnáročnejších častí riadenia udržateľnosti. Čím viac sú dáta štruktúrovanejšie, pre kupujúcich aj dodávateľov je ľahšie pochopiť, čo sa požaduje, prečo je to dôležité a ako to môže podporiť lepšie rozhodnutia.
Dáta sú kľúčom k zlepšeniu v oblasti ESG
VSME môže pomôcť malým a stredným firmám prejsť z režimu reakcie do režimu zlepšovania. Mnohé firmy začnú zbierať ESG dáta, až keď ich niekto požiada. Akonáhle sú však informácie o udržateľnosti štruktúrované, hodnotenie ESG môže pomôcť spoločnostiam identifikovať oblasti na zlepšenie a premeniť výsledky hodnotenia na jasnejšie priority. Údaje o spotrebe energie môžu odhaliť príležitosti na zvýšenie efektívnosti. Údaje o zamestnancoch môžu poukázať na priority v oblasti školenia alebo bezpečnosti. Informácie o riadení môžu ukázať, či sú politiky a zodpovednosti jasné. Informácie týkajúce sa dodávateľov môžu podporiť lepšie riadenie rizík. Opakované zbieranie údajov môže ukázať, či sa spoločnosť v priebehu času zlepšuje.
VSME sa tak môže stať prvým krokom k ESG hodnoteniu a zlepšovaniu. Štruktúrované hodnotenie pomáha firmám pochopiť, kde sa nachádzajú. Skóre alebo hodnotenie môže uľahčiť interpretáciu týchto informácií. Praktický akčný plán potom môže premeniť hodnotenie na priority, zodpovednosti a ďalšie kroky. Pre SME firmy je tento postup dôležitý, pretože spája informácie o udržateľnosti s obchodnou hodnotou. ESG dáta sa nezhromažďujú len na vyplnenie formulára. Môžu podporiť dôveru zákazníkov, vzťahy s dodávateľmi, prístup k financiám, zlepšenie prevádzky a dlhodobú konkurencieschopnosť.
Synesgy pomáha štruktúrovať ESG dáta
Pre mnohé SME firmy je najťažšou časťou zhromažďovanie dát štruktúrovaným, spoľahlivým a opakovateľným spôsobom. Synesgy pomáha firmám pristupovať k ESG hodnoteniu prostredníctvom digitálnej platformy určenej na zhromažďovanie, organizovanie a vyhodnocovanie informácií o udržateľnosti. Firmy tak môžu reagovať na požiadavky zákazníkov, zlepšiť prehľadnosť v ESG témach a premeniť roztrieštené dáta na jasnejší obraz o ich výkone v udržateľnosti. Firmám využívajúcim VSME môže takáto štruktúra uľahčiť riadenie celého procesu. Pomáha presunúť informácie o udržateľnosti z roztrúsených dokumentov a izolovaných odpovedí do ucelenejšej sady dát. V priebehu času môže táto sada dát slúžiť na hodnotenie, interpretáciu skóre a plánovanie zlepšení. Hodnota nespočíva len v zbere dát, ale aj v tom, že budú ľahšie zrozumiteľné a použiteľné.
VSME ako východiskový bod
VSME poskytuje malým a stredným firmám lepší spôsob pre prístup k informáciám o udržateľnosti. Nevyžaduje, aby sa spoločnosti zo dňa na deň stali odborníkmi na reportovanie. Pomáha im začať s tým, čo majú, štruktúrovať to, na čom záleží, a postupne sa zlepšovať. Pre SME firmy je to príležitosť. Jasnejšia základná úroveň ESG dát môže uľahčiť reakcie na požiadavky zákazníkov, spoluprácu s bankami a partnermi, podporu rozhovorov s dodávateľmi a prípravu na ďalšie očakávania. Firmy, ktoré začnú organizovať svoje dáta o udržateľnosti už teraz, budú lepšie pripravené na budúce požiadavky. A čo je ešte dôležitejšie, budú v silnejšej pozícii, aby premenili ESG informácie na rozhodnutia, zlepšenia a obchodnú hodnotu.